مدیریت یک تالار کار آسانی نیست. چرا که پشت اسم پر طمطراق مدیریت، هزاران وظیفه و مسئولیت وجود دارد که خیلیها نسبت به آن بی اطلاع هستند. این در حالی است که یک مدیر تالار برای برندسازی تالار باید به آنها واقف باشد. در صورت قصور در هر بخش، اعتبار تالار از بین خواهد رفت. در نظر خیلی از افراد مدیر تالار کسی است که صرفا در دفتر مدیریت خود در تالار و یا باغ تالار مینشیند تا مشتری برای رزرو تالار به آنجا رود. سپس برگههای قرارداد را مقابل او قرار داده تا با یک امضا کار تمام شود. اما در واقع کار به این آسانیها نیست. تا زمانی که کسی جای شما به عنوان یک مدیر تالار قرار نگیرد، متوجه سختیهای آن نخواهد شد.
از مدیریت تالار تا خروس جنگی
در ابتدا بد نیست یادی کنیم از فیلم سینمایی خروس جنگی با بازی رضا عطاران و مریلا زارعی. در این فیلم رضا عطاران تالاری دارد که در پی آن هزاران کار و گرفتاری برای او به وجود آمده است. اما همسر او تصور میکند که مدیر یک تالار بودن به مراتب آسانتر از مسئولیتهای یک خانم در منزل است. به همین دلیل مدتی جای خود را عوض میکنند. نتیجه را هم خودتان در سریال ببینید. چرا که این فقط بخشی از کارها و مسئولیتها بوده که به معرض نمایش قرار داده شده است.
در کنار مسئولیتهای عمومی هر تالار، یک مدیر برای آنکه در کار خود تبدیل به یک ستاره شود، باید دارای ویژگیهای برجستهای باشد. ما در این مقاله سعی داریم که شما را به عنوان یک مدیر تالار با بخشی از مسئولیتهای عمومی و همچنین ویژگیهایی که شما را تبدیل به فردی لایق در کسب و کار خود میکند، صحبت کنیم. لطفا تا پایان این مطلب، همراه ما باشید.
مسئولیتهای عمومی یک مدیر تالار
یک مدیر تالار به صورت عمده وظایفی را بر عهده دارد که باید توانایی انجام تک تک آنها را به صورت کامل داشته باشد. چنین فردی در صورت وظیفهشناسی میتواند مراسمی خاطره انگیز را در تالار خود برگزار کند. اما این وظایف شامل چه چیزهایی میشود؟
- هوای کارمندان و پرسنل خود را داشته باشید.
توجه داشته باشید که یک مراسم بدون همکاران و پرسنل تالار شما، امکان برگزاری نخواهد داشت. پس لازم است که تا جای ممکن هوای آنها را داشته باشید. کارمندی که کار خود را با دلخوشی انجام میدهد، میتواند حس مثبت خود را به مهمانان در یک مراسم منتقل نماید.
- برای هر بخش، سرپرست داشته باشید.
قبول کنید که شما به تنهایی نمیتوانید همه ابعاد کار را نظارت کنید. لذا باید برای هر بخش از کار سرپرستی داشته باشید تا تمامی امور به صورت کاملا منظم پیش رفته و خیال شما بابت تمام بخشها راحت باشد. مثلا سرپرستی برای رسیدن به فضای بیرونی تالار، سرپرست خرید، سرپرست نظافت بخش داخلی و …
- بهترینها را در تالار فراهم کنید.
برای موارد مصرفی در تالار، بهترین اقلام را تهیه کنید. چرا که تهیه متریال بیکیفیت، قطعا به چشم مهمانان خواهد آمد. پس بهتر است با خساست در این بخش خداحافظی کنید و با خرید با کیفیت تمامی اقلام، اعتبار تالار خود را حفظ نمایید.
- یک قدم از مشتریان خود جلوتر باشید.
همواره نیازهای اولیه افراد در مراسم را بدانید. شما باید به صورت مداوم در حال بررسی انواع مراسم و امکانات آن باشید. همیشه باید نیازهای مشتریان خود را پیش از به زبان آوردن، بدانید و به آن آگاه بوده و پاسخی درخور برای آن داشته باشید.
- صفر تا صد نیازها را پشتیبانی کنید.
چه فرقی میکند که مشتری برای چه مراسمی به تالار شما مراجعه کرده است. این مهم است که مدیر تالار بتواند نیازهای مشتری خود را به درستی بشناسد و آنها را رفع کند. از دی جی برای مراسم عروسی گرفته تا مداح برای مراسم عزا، از میز تولد گرفته تا پارچههای آبی صورتی برای مراسم تعیین جنسیت نوزاد، برای هر نیازی باید آمادگی کافی داشته باشید. اگر زرنگ باشید، حتی میتوانید با خدمات ویژه خود در ذهن کاربر، نیازهایی را ایجاد کنید. این به توانایی شما بستگی دارد.
- به روز باشید.
زمانی از تالارها صرفا برای مراسم عقد و عروسی استفاده میشد. تا همین چند سال پیش، مراسم چهلم درگذشتگان در مساجد و تکیهها و حسینیهها برگزار میشد و حتی سرو غذا هم در همین اماکن صورت میگرفت. اما در حال حاضر، از تالارها برای یادبود درگذشتگان، مراسم نامزدی و حنابندان و عقد و عروسی هم استفاده میشود. مراسم جدیدی هم که به تازگی مد شده، مراسم تعیین جنسیت فرزند است که در تالار برگزار میشود. با همین اطلاعات باید امکانات ویژه هر کدام از این مراسم را در تالار خود فراهم کنید.
و اما ویژگیهای یک مدیر تالار کاردان
هر مدیر سنتی تقریبا با مواردی که تا الان به آن اشاره شد، آشناست. البته مورد آخر برای بسیاری از مدیران همچنان تعریف نشده است. ما در این مقاله سعی کردهایم تا بر اساس استانداردهای موجود، موارد را بررسی و جمعآوری کنیم. اما در ادامه به مسئولیتهای دیگر یک مدیر تالار موفق خواهیم پرداخت. توجه داشته باشید که قرار نیست همه مدیران این ویژگیها را داشته باشند. فقط تعدادی از افراد که روحیه رهبری و مدیریت دارند، میتوانند تبدیل به یک مدیر تالار همه چیز تمام شوند. اما این موارد شامل چه چیزهایی میشود؟
- از مدیریت زمان چه میدانید؟
مفهوم منظم بودن و انجام کارها طبق اصول از پیش تعریف شده، سالهاست که در علم مدیریت منسوخ شده است. هر مدیر تالاری باید با مفاهیم به روز مدیریت زمان آشنایی داشته باشد. مولفههای مدیریت زمان، کارها را در تالار دستهبندی میکند. در پس هر دستهبندی، کارها هوشمندانهتر از قبل صورت میگیرد. زمان را از دست ندهید و از همین امروز مطالعه در این زمانه را آغاز کنید.
- کمی روانشناسی بخوانید.
یک مدیر تالار با ارباب رجوع در ارتباط است. کار شما یک کار دفتری روتین نیست که هر روز کارهایی را طبق اصول انجام دهید. شما هر روز با مشتریان مختلف روبرو خواهید شد. هر مشتری روحیه خاص خود را دارد. هر تیپ شخصیتی، رفتار ویژه خود را طلب میکند. این شما هستید که به عنوان یک مدیر تالار میبایست با انواع تیپیکالهای شخصیتی آشنا باشید.
- مدیر مارکتینگ استخدام کنید.
این یک هزینه اضافه نیست، بلکه از الزامات دوران کنونی در تمامی کسب و کارهاست است. شما باید برای تالار خود یک وبسایت داشته باشید. یک وبسایت شیک که کاربران با یک سرچ ساده در گوگل شما را پیدا کنند. تالار شما باید در شبکههای اجتماعی به صورت مستمر فعالیت داشته باشد. همه این کارها را به دست یک مدیر مارکتینگ خوب بسپارید. کسی که صفر تا صد دیجیتال مارکتینگ را به همراه برندسازی برای تالار شما انجام دهد. یک چنین فردی بلاگرها را به مناسبتهای مختلف به تالار شما میآورد. حضور سلبریتیها در انواع مراسم رونمایی و همایشها باعث میشود که نام تالار شما بر سر زبانها بیفتد. پس تعلل نکنید و برای تحقق تمامی موارد گفته شده، آگهی استخدام یک مدیر مارکتینگ را در سایتهای مرتبط درج کنید.
- تغییر دکوراسیون، روحی تازه به تالار شما میدهد.
هر چند سال یکبار تغییرات عمده در تالار خود دهید. تجهیزات تالار را بهروز کنید. از ظرف و ظروف و اکسسوریها گرفته تا تجهیزات نورپردازی و صدا. اینها در ابتدا برای شما هزینههایی خواهد داشت. اما در طول زمان متوجه خواهید شده که مشتریان ثابت پیدا خواهید کرد. چرا که مشتریان میدانند مراسم آنها در مقایسه با مراسم سال پیش اقوام در همین تالار، تفاوتهای زیادی به لحاظ بصری خواهد داشت.
- مدیریت بحران را فراموش نکنید.
هر مراسمی میتواند چالشهایی را به همراه داشته باشد. اصولا در هر جا که افراد زیادی جمع شوند، امکان بروز اتفاقات پیشبینی نشده دور از انتظار نیست. شما به عنوان یک مدیر تالار باید رفتار مناسب را در زمان بحران بلد باشید. چرا که این شما هستید که در صورت بروز هرگونه چالش و برخورد، باید توانایی خاتمه دادن به آن را به عنوان یک فرد بیطرف داشته باشید. به قول قدیمیها، کدخدامنشی را خوب یاد بگیرید.
- از فضای تالار خود بهینه استفاده کنید.
خیلی از افراد به دلایل مختلف، تمایلی به برگزاری مراسم عروسی ندارند. به همین دلیل به انجام عکاسی فرمالیته راضی هستند. در این شرایط عروس و داماد لباس پوشیده و درست مانند یک عروس و داماد در یک شب عروسی، به فضای مناسبی برای عکاسی میروند. تالار شما میتواند فضای مناسبی را برای عکاسی فرمالیته ایجاد کند. این هوشمندی شماست که از هر شرایطی به نفع تالار خود استفاده نمایید.
کلام آخر
شما فقط یک مدیر تالار نیستید. شما ضامن برگزاری مراسمی هستید که برای میزبان دارای اهمیت زیادی است. همچنین در صورت رضایت مهمانان، میتوانید امید به برگزاری مراسم بیشتر برای آنان داشته باشید. فقط کافیست که بخواهید از قالب یک مدیر تالار منفعل بیرون آمده و تبدیل به یک مدیر پویا شوید. تغییر و تحول سخت است. اما مشاهده نتیجه کار، خستگی آن را از تن بیرون خواهد برد.