برای ساخت تالار، سلسله مراتبی وجود دارد که با طی کن آنها می‌توانید مجوزهای لازم را دریافت و به فعالیت بپردازید. مهمترین وظیفه مدیر تالار پس از راه اندازی، برگزاری انواع مراسم‌ها با بهترین تشریفات است. برگزاری یک مراسم با بهترین شکل ممکن نشان از درایت و مدیریت قاطع دارد. در بسیاری از موارد که همایش‌ها و مراسم‌ها دچار مشکل می‌شوند به دلیل عدم توجه مدیریت به برخی از نکات جزیی است.
در ادامه برخی از چالش‌های تالار داری را بیشتر توضیح خواهیم داد.
1-چالش‌های تالار داری قبل از راه اندازی
می‌توان چالش‌هایی که مدیریت تالار با آنها مواجه می‌شود را در دو بخش قبل از تاسیس و بعد از راه اندازی تالار در نظر گرفت.
انتخاب مکان مناسب:
از چالش‌های تالار داری که برای راه اندازی تالار با آن مواجه می‌شوید، انتخاب محل مناسب است. با توجه به هدف خود که قصد راه اندازی تالار یا باغ تالار را دارید می‌توانید هم در سطح شهر و هم در حاشیه شهر به دنبال فضای مناسب باشد.
دقت داشته باشید که دریافت مجوز و مراحل ساخت هر یک از تالارها متفاوت خواهد بود. با توجه به نوع تالار اگر قصد راه اندازی آن را در خارج از شهر دارید، به رفت و آمد مهمانان نیز توجه کنید. باید تالار را در محلی راه اندازی کنید که امکان دسترسی همه به آن وجود داشته باشد.
از آنجا که مساحت تالارها باید بسیار بزرگ باشد، به یک زمین بسیار بزرگ برای ساخت و راه اندازی تالار نیاز خواهید داشت. از این رو پیدا کردن زمین با مساحت بزرگ در سطح شهر کاری سخت و دشوار خواهد بود. شما باید با توجه به توانایی ارائه خدمات به تعداد نفرات، ظرفیت تالار را مشخص کنید، با تعیین میزان ظرفیت، متراژ زمین مشخص و در نهایت انتخاب زمین برای شما آسان‌تر خواهد شد.
یکی از مواردی که برای خرید زمین تالار باید به آن دقت داشته باشید، علاوه بر حداقل مساحت درج شده در آیین نامه، باید فضای لازم را برای پارک خودرو را نیز در نظر بگیرید. از آنجا که معمولاً تالارها از فضای کافی برای پارکینگ برخوردار نیستند، اغلب مهمان‌ها به ناچار باید خودروی خود را در فضای خارج از تالار پاک کنند.
دریافت مجوز:
پس از انتخاب زمین با متراژ مناسب، در منطقه مناسب اینک باید مجوزهای لازم را برای تاسیس تالار دریافت کنید. از اقدامات لازم برای راه اندازی تالار دریافت مجوزهایی است که از سازمان‌های مختلف باید آن را دریافت کنید.
گرفتن مجوز همیشه برای همه افراد در هر سطح شغلی چالش برانگیز بوده است چرا که بسیاری از مدارک باید تاییدیه دریافت کنند و در صورت عدم وجود هر مدرک و تاییدیه، ممکن است با مشکل مواجه شوید. از جمله سازمان‌هایی که در ارائه مجوز تالار نقش دارند، می‌توان به سازمان شهرداری، اتحادیه تالارهای پذیرایی و اماکن و وزارت بهداشت اشاره کرد که هر یک از این سازمان‌ها برای راه اندازی تالار مواردی را در نظر گرفته‌اند که باید به آنها متعهد شوید.
نقشه تالار:
با پرداخت هزینه‌های اداری و مجوزها، دریافت مجوزها و استعلام‌های لازم، اینک می‌توانید به ساخت تالار بپردازید. طبق آیین نامه و ضوابطی که سازمان‌های ذی صلاح تنظیم کرده اند، نقشه و ساخت تالار باید توسط شهرداری و آتش نشانی تاییدیه لازم را دریافت کند. اولین نکته در نقشه ساختمان توجه به ایمنی و حفظ جان آدم‌ها است. برخی از تالارها ظرفیت پذیرایی از هزار نفر را دارند، بنابراین رعایت موارد ایمنی از مهمترین چالش‌هایی است که مدیران تالار باید از آن عبور کنند.
در ساخت تالار وجود برخی از فضاها همچون نمازخانه، رختکن، محل استراحت کارکنان، اتاق مدیریت، اتاق عقد قرارداد، اتاق عقد، سرویس بهداشتی، تاسیسات و سردخانه الزامی است و باید در نقشه ساختمان لحاظ شوند. بنابراین یکی از چالش‌های تالار داری، تایید نقشه ساختمان تالار است. همچنین در طراحی داخلی تالار برای کوچک‌ترین موارد اجرایی از جمله نوع پوشش دیوارها یا کف مقرراتی وضع شده است که باید برای دریافت مجوز نهایی تمامی موارد به خوبی رعایت شوند.
تجهیزات تالار:
پس از ساخت ساختمان تالار، نوبت به تجهیز کردن فضا است. می‌توان تجهیزات را در دو گروه تجهیزات اصلی و فرعی تقسیم‌بندی کرد. تجهیزات اصلی از جمله تجهیزاتی هستند که برای راه اندازی یک تالار به آنها نیاز است و بدون آنها امکان راه اندازی وجود ندارد. از جمله تجهیزات اصلی می‌توان به تجهیزات در آشپزخانه و فضای تالار همچون میز و صندلی اشاره کرد.
تجهیزات جانبی شامل دوربین مداربسته برای فضاهای خاص، سیستم اطفاء حریق، سیستم تهویه و تزییناتی هستند که از ابتدای ورودی تالار تا فضای تالار را در بر می‌گیرند که می‌تواند انواع گلارایی، نورپردازی، آب نما، اکسسوری‌ها و موارد دیگر باشد. از مشکلات تالار داری، دیزاین و طراحی داخلی ساختمان است که باید به آن توجه ویژه‌ای شود. می‌توان گفت پس از ساخت ساختمان که هزینه زیادی را باید برای آن در نظر گرفت، تهیه و خریداری تجهیزات تالار نیز می‌تواند بسیار پر هزینه باشد، اما با مدیریت درست، می‌توان هزینه‌ها را بسیار کاهش داد.
استخدام پرسنل، خدمه و کارمندان:
پس از تکمیل تجهیزات در تالار، استخدام نیروی کار بسیار اهمیت دارد. یکی از مراحل چالش برانگیز برای مدیریت تالار، انتخاب خدمه و کارکنان است چرا که بخش عمده‌ای از فعالیت‌ها بر دوش آنها است و در صورت بی‌دقتی و بی‌توجهی آنها مدیریت دچار چالش می‌شود. در انتخاب کارکنان باید سوایق کاری آنها بررسی و بهترین‌ها گزینش شوند.
تنظیم قرارداد:
اینک تالار آماده میزبانی از مهمانان است و تنها به تنظیم قرارداد نیاز است. در قرارداد مفادی ذکر می‌شود که مدیریت و طرف مقابل را ملزم به انجام برخی از امور می‌کند. مواردی همچون تامین سرمایش یا گرمایش، نوع نورپردازی، انتخاب درجه کیفیت غذا، تامین برق اضطراری، فراهم کردن سیستم صوتی مناسب، درج تاریخ برپایی مراسم، پوشش خدمه، ارائه مراسم‌های جانبی از جمله آتش بازی، گل آرایی، شمع آرایی و موارد دیگر، در قرار داد ذکر و مدیریت متعهد به انجام آنها می‌شود. در مقابل نیز، طرف قرارداد ملزم به پرداخت هزینه‌ها در زمان‌های مشخص خواهد شد.
یکی از مشکلات تالار داری، قراردادهایی است که بدون آگاهی از قوانین و عدم رعایت حقوق هر دو در طرف، تنظیم می‌شوند. بهتر است برای تنظیم متن قرارداد اولیه از وکلای خبره در این زمینه کمک بگیرد تا با رعایت موارد قانونی یک قرارداد محکم به امضا برسد.
2-چالش‌های تالار داری بعد از راه اندازی
تالارها که امروزه برای بسیاری از مراسم‌ها، جشن‌ها و همایش‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، در کنار تشریفات است که می‌توانند بهترین خدمات را ارائه دهند. عده‌ای بر این تصور هستند که تشریفات به معنای تجمل گرایی است اما تشریفات در واقع نظم دادن به مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که باید انجام شوند. یک مدیر با مدیریت قوی، برنامه ریزی درست و دقیق می‌تواند بسیاری از چالش‌ها را به آسانی پشت سر بگذارد. تالار داری تنها به معنای نوشتن یک قرارداد بین طرفین نیست، بلکه متعهد شدن و قبول کردن مسئولیت است. مسئولیت تمام فعالیت‌هایی که در یک تالار از ابتدا تا انتهای مراسم باید برگزار شود، بر عهده مدیریت است.
رعایت موارد بهداشتی:
یکی از نکات مهم در مشکلات تالار داری رعایت نکات بهداشتی است. در کنار فضای زیبای تالار با تجهیزات گران قیمت و شیک، عدم رعایت بهداشت ممکن است مدیریت را به چالش بکشاند. یکی از مشکلاتی که مدیریت تالارها در چند سال اخیر با آن مواجه شده اند، موضوع کرونا بود که منجر به تصمیمات مهم پروتکل‌های بهداشتی و نظارت دقیق بر دستورالعمل‌ها شد.
موضوعی که باعث شد مدیران تالارها از یک بحران بسیار بزرگ عبور کنند، چرا که عدم رعایت هرگونه موارد بهداشتی منجر به اتفاقات ناگوار خواهد شد. تمیز بودن سرویس بهداشتی، فضای داخلی تالار، آشپزخانه و پارکینگ بسیار اهمیت دارد و باید بعد از برگزاری هر مراسم تمام فضاها کاملا تمیز و ضد عفونی شوند. هر گونه عدم رعایت موارد بهداشتی می‌تواند منجر به مسمومیت غذایی مهمانان شده و مشکلاتی را به همراه داشته باشد.
تعهد به مفاد قرارداد:
از مهمترین چالش‌هایی که ممکن است مدیران تالارها به هنگام برگزاری مراسم‌ها با آن روبه‌رو شوند، عمل نکردن به مفاد قرارداد است که می‌تواند از سوی طرف قرارداد یا پرسنل خود تالار باشد. اگر در قرارداد به تمام نکات به خوبی اشاره شده باشد، این مدیریت تالار است که با متعهد شدن به وظایف خود، باید در بهترین شرایط مراسم را برگزار کند.
در قراردادها بسیاری از موارد از جمله نوع درجه مواد غذایی مصرفی، نحوه پذیرایی، مراسم‌های جانبی ذکر می‌شوند. اگر مدیریت به هر یک از مفاد قرارداد عمل نکند، تخلف محسوب شده و می‌تواند منجر به شکایت شود. گاهی ممکن است عدم حضور به موقع کارکنان و سهل انگاری در ارائه خدمات منجر به نارضایتی مهمانان شود.
رعایت موازین اخلاقی:
با توجه به قوانین موجود در کشور بسیاری از موارد از جمله استفاده از مشروبات الکلی، برگزاری مراسم مختلط و غیره ممنوع است و اگر در یک تالار موازین اخلاقی رعایت نشود، منجر به حضور پلیس و ایجاد مشکل خواهد شد.
تاثیر تورم:
یکی دیگر از مشکلات تالار داری، تورم است. از آنجایی که برای برگزاری مراسم باید از مدت‌ها قبل تالار مورد نظر رزرو شود، هزینه‌ها با توجه به زمان عقد قرارداد محاسبه می‌شوند. اما به دلیل مشکلات اقتصادی و تورم، بسیاری از اقلام خوراکی تا زمان برگزاری مراسم با افزایش قیمت مواجه می‌شوند که این موضوع باعث متضرر شدن مدیر تالار می‌شود. علاوه بر اینکه باید کیفیت غذا حفظ شود، نباید در هزینه‌ها افزایش قیمت صورت بگیرد.
متاسفانه تورم تا حدودی توانسته تالارها را به تعطیلی نیز بکشاند. با توجه به افرایش قیمتها، میزان قرادادها برای مهمانان کم نیز بسیار بالا خواهد بود که این موضوع منجر به برگزاری مراسم ساده در خانه شده است.
خدمات‌رسانی:
جدا از فضای تالار، آنچه باعث می‌شود مهمانان با رضایت تالار را ترک کنند پذیرایی بی‌عیب و نقص است. کارمندان و خدمه فعال، با اخلاق، وقت شناس، مجرب و کاربلد می‌توانند از بروز بسیاری از مشکلات در حین برگزاری مراسم جلوگیری کنند. کارشکنی یکی از خدمه می‌تواند منجر به اختلافات بین کارمندان و مدیریت شود که از چالش‌های تالار داری است. از آنجایی که زمان حضور مهمانان در تالار بسیار کوتاه است، تمام کارها از جمله سرو میوه، نوشیدنی و شام، باید به موقع انجام شود. انتخاب آشپز نیز بسیار اهمیت دارد چرا که بخش مهمی از مراسم را سرو شام تشکیل می‌دهد. هر گونه کم کاری در فضای آشپرخانه نیز می‌تواند زحمات برگزاری یک مراسم را بر باد دهد.
خرابی لوازم:
در تالارها ظرفیت مهمانان بسیار زیاد است و این موضوع می‌تواند منجر به استهلاک لوازم یا شکستن آنها شود. باید به صورت دوره‌ای تمام لوازم موجود در تالار مورد بررسی قرار گرفته و لوازم خراب و شکسته از تالار خارج شوند. همچنین به دلیل اینکه امروزه تزیینات و طراحی داخلی تالار بسیار مدرن شده است، باید پس از مدتی دکوراسیون تالار نیز تغییر کرده و به روز شود که این موضوع شامل هزینه بسیار خواهد بود.
جلب رضایت مهمانان:
از اولین و مهمترین اهداف تالار داری، جلب رضایت مهمانان است. جلب رضایت مهمانان می‌تواند برای تالار سودمند باشد چرا که آنها می‌توانند نفرات بعدی برای بستن قرارداد باشند. مدیریت تالار سعی بر این دارد تا با طراحی یک فضای دلنشین، خاص و منحصر به فرد یک شب خاطره‌انگیز را برای مهمانان رقم بزند. اما تالار داری صرفا ساخت یک ساختمان نیست و حاشیه‌های فراوانی دارد. تامین مواد غذایی با کیفیت با قیمت مناسب، استخدام پرسنل ماهر، تنظیم قرارداد برای سیستم صوتی، نورپردازی، گل ارایی و شمع ارایی، هر یک برای بهتر شدن مراسم صورت می‌گیرد. اما موضوع مهم تورم است که باعث فاصله بیشتر هزینه‌ها و درآمد شده است. از طرفی مهمانان خواهان دریافت بهترین خدمات هستند که در نتیجه مدیریت را وارد یک چالش بزرگ می‌کند.
سخن پایانی
گرچه راه اندازی و تاسیس تالار می‌تواند برای مدیران تالار بسیار چالش برانگیز باشد، اما در انت‌ها این کسب و کار می‌تواند برای آنها بسیار سودآور باشد. توصیه می‌کنیم اگر قصد دارید سرمایه‌گذاری شما در مدت زمان کوتاهی با سود خوبی برگردد، در اولین قدم خود یعنی انتخاب محل مناسب برای تالار دقت ویژه‌ای داشته باشید. اگر از بودجه کافی برخوردار هستید می‌توانید زمین تالار را خریداری و ساختمان تالار را مطابق اصول و قوانین وضع شده بسازید تا کمتر دچار چالش‌های اداری و قانونی شوید. اما اگر از بودجه کمتری برخوردار هستید می‌توانید در میان انواع تالارهای قدیمی متناسب با بودجه خود بهترین را انتخاب، خریداری، بازسازی و تجهیز کنید. مشکلات تالار داری، چندان سخت و پیچیده نیستند و با کمی صبوری می‌توانید آنها یکی پس از دیگری حل کنید.