به عنوان یک مدیر تالار باید یک قدم جلوتر از مخاطبان خود باشید. شما باید بدانید که افرادی که به تالار شما سر میزنند، چه انتظاراتی از یک تالار پذیرایی دارد. همچنین باید لیستی از سوالات رایج افراد را در ذهن خود داشته باشید تا بتوانید پاسخ مناسبی برای آن به مخاطب خود آماده کنید.
ما در این مقاله طبق تجربه چند مدیر تالار معروف در تهران و استان البرز، لیستی از انتظارات و سوالات مخاطبان، به ویژه عروس و دامادها را آماده کردهایم. اگر برای این نیازها، تالار پذیرایی شما امکانات کافی ندارد، پیشنهاد میکنیم هر چه سریعتر دست به تغییرات مفیدی در تالار خود بزنید. اگر هم موارد در نظر گرفته شده، اما معمولا در توضیحات معرفی تالار خود به مخاطبان در این رابطه توضیحی نمیدهید، بهتر است روال را تغییر دهید.
تا پایان این مقاله با ما همراه باشید. چرا که محتوای آماده شده میتواند کمک زیادی به شما در جایگاه یک مدیر تالار و یا مدیر داخلی نماید. این نکته را در نظر داشته باشید که در شغل شما خیلی از مسائل بدیهی به نظر میرسد. اما قرار نیست این موارد برای مخاطبان شما هم کاملا واضح و روشن باشد. پس لازم است همه موارد را برای مشتریان خود توضیح دهید.
چک لیست هفت موردی که هر مدیر تالار باید برای آن پاسخی داشته باشد:
1-موارد مربوط به منوی غذا، میوه و شیرینی
یکی از سوالات رایج نحوه تهیه میوه و شیرینی برای مراسم است. چرا که بعضی از تالارها منوهای ثابتی دارند و برخی دیگر امکان شخصی سازی منو را فراهم کردهاند. همچنین درباره امکان ارائه غذای اضافه هم طبق استراتژی تالار خود توضیحاتی را به مشتریان خود دهید. . گاهی تخمین فرد از مهمانهای دعوت شده با افرادی که در مراسم شما حضور پیدا میکنند، تفاوتهایی دارد. پس باید در نظر داشته باشید که شاید نیاز به اضافه کردن غذا باشد.
بنابراین لازم است که مخاطب از سیاست تالار شما درباره موارد مربوط به غذا مطلع باشد. همچنین درباره غذای اضافه بعد از شام هم توضیح دهید که آیا امکان بردن غذا وجود دارد؟ در صورتی که امکان بردن غذا وجود دارد، به مشتری خود درباره نحوه دریافت غذای مازاد در پایان مراسم هماهنگیهای لازم را انجام دهید.
در صورت امکان تهیه میوه و شیرینی توسط تالار، موارد را به طور شفاف و کامل به مشتری خود بگویید. انواع میوهکه قرار است در مراسم سرو شود را در قرارداد خود ذکر کنید. نوع شیرینی را هم حتما اعلام نمایید. اما اگر چنین خدماتی در تالار شما ارائه نمیشود، حتما درباره ساعت تحویل میوه و شیرینی به عروس و داماد اطلاع دهید.
در هر مراسم عروسی، در بدو ورود از مهمانان با یک نوشیدنی سرد یا گرم، متناسب با نوع فصل پذیرایی میشود. درباره نوع نوشیدنی هم حتما موارد را با مشتری خود چک نمایید.
یکی دیگر از خدمات تالارهای به نام و معروف، یخچال مناسب برای نگهداری کیک عروسی است. پس اگر تالا رشما برای کیک عروسی یخچال مناسب را تدارک دیده است، حتما به مخاطب خود اعلام نمایید.
2-گل آرایی، شمع آرایی، نورپردازی و عکاسی
تالار برای ورود مهمانان باید دارای ظاهری آراسته و زیبا باشد. به طور عمده افراد تمایل دارند که میزها مزین به گلآرایی و شمعدان باشد. پس اگر در تالار شما هم این موارد وجود دارد، بهتر است درباره نوع گلآرایی از لحاظ سبک، نوع گل و همچنین رنگ آن به عروس و داماد توضیح دهید.
پیشنهاد میکنیم در صورت امکان، انتخاب رنگ شمع را به عروس و داماد بسپارید. چرا که همین موارد جزیی و کوچک میتواند در ایجاد حس مثبت به مخاطب شما بسیار موثر باشد.
و اما موضوع بسیار مهم، نورپردازی است. بهتر است کلیپی از نوع نورپردازی تالار خود داشته باشید تا مشتریان دید مناسبی نسبت به خدمات ارائه شده توسط شما داشته باشند. همچنین نورپردازی محیطی، نورپردازی داخل سقف و روی دیوار و همچنین رقص نور بر روی استیج رقص را با حوصله به معرض نمایش قرار دهید.
یکی از الزامات هر عروسی، عکاسی در باغ و آتلیه است. در صورت دارا بودن فضای باز برای عکاسی محیطی، به آن فضا رفته و درباره اکسسوری، نورپردازی و بافت گیاهی توضیح دهید. همچنین اگر تالار شما مجهز به آتلیه عکاسی است، بخشی از نمونه کارها را جهت معرفی کار و سابقه عکاس از قبل به صورت آماده داشته باشید.
3-موسیقی مراسم و دیجی
اگر در تالار خود با دیجی خاصی قرارداد دارید، پیشنهاد میکنیم بخشی از مراسم او را طی یک کلیپ به عروس و داماد نشان دهید. همچنین لیست کالکشنها را جهت شخصیسازی آهنگها به عروس و داماد بسپارید. البته همه این موارد منوط به سیاست تالار شما درباره موسیقی و دیجی میباشد.
4-تفکیک فضایی تالار
یک تالار صرفا یک سالن عریض و طویل نیست. تالار شما باید تفکیک فضایی مناسبی داشته باشد. بهتر است در صورت جدا بودن فضای سرو غذا، اتاق عقد و استیج رقص، همه موارد را با حوصله به مشتریان خود نشان دهید. همچنین فضایی مانند رختکن لباس برای خانمها باید دارای آینه و رگال به تعداد کافی باشد. پس پیشنهاد میکنیم با حوصله این فضا را هم معرفی نمایید.
بعضی از خانوادهها با تم مذهبی تمایل دارند که نمازخانه برای خانمها و آقایان در تالار وجود داشته باشد. در صورت تعبیه صندلی نماز سالمند، آن را به مشتری خود اعلام کنید.
از دیگر امکانات ویژه برخی از تالارها در نظر گرفتن گاوصندوق برای نگهداری هدایای مراسم عقد است. در صورت دارا بودن تالار خود، شرایط استفاده از آن را به عروس و داماد توضیح دهید.
5-پارکینگ
در مورد تعداد ماشینهایی که امکان پارک در پارکینگ دارد، به مخاطب خود توضیح دهید. همچنین اگر امکاناتی برای انتقال سالمند با ویلچر و یا واکر به داخل تالار دارید، به مشتری خود بگویید. همچنین مسیر حرکت ماشین عروس تا تالار را به عروس و داماد نشان دهید. اگر در مسیر حرکت ماشین عروس نورپردازی خاصی برای تهیه فیلم عروسی تدارک دیدهاید، طی یک ویدئو برای مشتریان خود نمایش دهید.
6-ظروف و اکسسوریها
یکی از مواردی که کمتر توسط مشتریان بررسی میشود، ظروف و اکسسوریهای مورد استفاده در تالار است. طبق آماری که از تالارهای معروف در استان تهران و البرز جمعآوری کردهایم، نمایش بخشی از ظروف به عنوان نمونه همراه با اکسسوریهای ارائه شده به مخاطب پیش از عقد قرارداد، به مشتریان حس اعتماد میدهد. چرا که مدیر تالار مواردی را به مخاطب نشان داده که او حتی به آن موارد فکر هم نکرده است.
7-موارد مربوط به فسخ قرارداد و یا تغییر تاریخ مراسم
موارد مربوط به فسخ قرارداد را به صورت شفاف به مخاطب خود توضیح دهید. اگر تالار شما سیاستی درباره امکان و یا عدم امکان تغییر تاریخ مراسم دارد، به مخاطب خود اعلام نمایید.
و اما کلام آخر
هر مشتری در قبال هزینهای که پرداخت میکند، انتظار دریافت خدمات مناسب دارد. پس بهتر است درباره همه امکانات و خدمات ارائه شده در تالار خود، به صورت شفاف با مشتری صحبت کنید. همچنین به او این اطمینان را دهید که مراسم بدون هیچ کم و کسری انجام خواهد شد. ایجاد یک خاطره خوب از یک مراسم در ذهن مخاطب شما، میتواند تضمین کننده مراجعه مشتریان بیشتر به تالار شما باشد.