هر کسی که در صنعت مدیریت تالار کار می کند می داند که مدیریت این موقعیت چقدر می تواند هیجان انگیز، سریع، متنوع و شاد باشد. در عین حال سختی این کار را نیز باید در نظر داشت. مدیریت تالار یک کار بسیار پرسود است. البته که مدیریت شما باعث ایجاد این شلوغی خواهد شد. اگر مراجعین از نحوه مدیریت شما راضی باشند باور کنید که فرصت خاراندن سرتان را هم پیدا نخواهید کرد.
نکاتی برای مدیران تالار
شما مسئول کمک به ایجاد روزی عالی برای یک شخص خاص و یا زوجین هستید. در عین حال نگهبان مجموعه تالار نیز محسوب می شوید. اما دقیقاً چه چیزی به مدیران تالار کمک می کند تا خود و تالارشان را حتی در مواقع شلوغی از دیگران متمایز کنند؟ شما به عنوان مدیران تالار چگونه می توانید همزمان از شغل خود محافظت و آن را گسترش دهید؟ در اینجا نکاتی وجود دارد که امیدواریم مانند یک راز بین ما و شما باقی بماند.
دفترچه یادداشت داشته باشید.
مدیریت زمان کلیدی است. هر مدیر موفق سالن به یک دفتر یادداشت سازماندهی شده تکیه می کند تا هر هفته تمام مسئولیت ها و ضرب الاجل های خود را یادداشت و حفظ کند. گاهی ممکن است ساعات زیادی برای مدیریت مسئله ای کوچک تلف شود. مدیران تالار موفق می دانند که باید مدیریت بخش ها را تقسیم کنند. آنها برای اینکار نیروی کاردان استخدام می کنند. با اینکار می‌توانند زمان خود را برای تمرکز بر بخش‌های دیگر صرف کنند.
یک تیم قوی با مهارت های متغیر ایجاد کنید.
بسیار مهم است که در اطراف خود افرادی را داشته باشید که مسئولیت پذیر باشند. باید تیم خود را از درون به خوبی بشناسید. با شناخت دقیق مهارت های افرادی که استخدام می کنید در ابتدا به خود کمک کرده اید. هیچگاه از روی احساسات و یا معرفی شخصی فردی را استخدام نکنید. اگر فرد مورد نظر از مهارت کافی برای مدیریت بخش واگذاری شده برخوردار نباشد به دردسر خواهید افتاد و پولتان به هدر خواهد رفت.
به گروهتان احترام بگذارید.
کار تیمی ضروری است و شما نیاز دارید که تیمتان به شما احترام بگذارد و همچنین بداند که می تواند به شما تکیه کند. ارتباطی همراه با احترام؛ صبر و آرامش کلید همه اینها است. در مواقع شلوغی صبر پیشه کنید و با تمرکز و اعتماد به گروه کارتان را پیش ببرید. به این ترتیب مدیریت تالار را به خوبی به پایان برسانید.
از بین مدعوین یک نماینده انتخاب کنید.
این کار در هماهنگی بین شما و مهمانان بسیار مهم است. آنچه به عهده شماست این است که در مورد هر چیزی با نماینده صحبت کنید. البته که بسیاری از برنامه ها از قبل برای اجرا توافق شده هستند. اما وجود نماینده در بین مهمانان باعث می شود تا موارد غیر قابل پیش بینی را بهتر مدیریت کنید. به عنوان مدیر خود را به عنوان نماینده معرفی نکنید. شخص دیگری که قابل اعتماد شماو از کارکنان تان می باشد را به عنوان طرف مدعو قرار دهید. شما نظارت کنید.
آرامش را به مشتریان هدیه کنید.
بدترین بخش صنعت خدمات مشتری، به طرز خنده‌دار و باور نکردنی، مشتریان هستند. همه افراد در این صنعت صدها داستان ترسناک درباره مشتریان بد قلق خود دارند. اما همه ما این شعار را می دانیم که “همیشه حق با مشتری است”. از آنجایی که افراد در موقعیت های این چنینی ممکن است دچار اضطراب شوند شما به عنوان مدیران تالار آرامش را در زمان های شلوغ برای مشتریان خود به ارمغان بیاورید.
تور مجازی را در سایت برگزار کنید.
اگر برنامه ریزی شلوغی دارید می توانید به مشتریان خود خدمات آنلاین ارائه کنید. مثلا اگر چندین برنامه برای آخر هفته تنظیم کرده اید می توانید از مشتریان جدید بخواهید تا بدون مراجعه حضوری به تالار شما بازدید مجازی را انجام دهند. اگر سوالی داشتند در قسمت سوالات و نظرسنجی مطرح کنند. برای اینکار پشتیبانی سایت خود را قوی کنید.
زمان خود را مدیریت کنید.
عکس قسمت های مختلف تالار را در سایت قرار دهید. همچنین آلبومی از طراحی های مختلف را ارائه کنید. دفترچه ای آماده کنید که سوالات متداول به همراه پاسخ در آن قرار داشته باشد. به این صورت می توانید از مراجعین بخواهید تا اطلاعات ارائه شده را مطالعه کنند. و اگر متوجه موردی نشدند جواب آن را جویا شوند. در طی این مدت می توانید زمان خود را صرف کارهای برنامه ریزی شده دیگر کنید.
ارتباط شفاف و سریع داشته باشید.
همیشه در مورد ارائه خدمات شفاف و سریع عمل کنید. اینکار را با روی گشاده و چهره خندان انجام دهید. به این ترتیب در صورت شلوغی تاریخ های مورد نظر انتظارات از شما متعادل و منطقی خواهد بود. اما اگر بنا به هر دلیلی مثلا کمبود وقت از ارائه توضیحات به مشتریان و مراجعین به تالار صرف نظر کردید منتظر عواقب آن باشید. حتی اگر هفته ها برای برنامه ریزی یک مجلس زحمت کشیده باشید ممکن است به دلیل بی صبری و روی گشاده نداشتن طرف شما قرارداد را باطل کند.
قرارداد را پیش از موعد ارسال کنید.
برای روزهای شلوغ تالار برنامه ریزی کنید. یکی از بهترین کارها ارسال قرارداد مشتریان پیش از موعد قرارداد است. تمام توضیحات و خدماتی که ارائه خواهد شد را به صورت واضح و صریح و شفاف بیان کنید. جای هیچ شبهه ای باقی نگذارید. از مشتری بخواهید تمام موارد را بررسی کند. و اگر ایرادی در مفاد قرارداد بود آن را به شما اطلاع دهد. به این ترتیب می توانید پیشاپیش از بروز مشکل جلوگیری کنید.
در پایان:
بدانید که این شما هستید که به عنوان مدیران تالار قرار است بهترین لحظات را برای مشتریان تالار خود فراهم کنید. هدف گذاری خود را در این راستا قرار دهید. از افراد کاردان در تیم خود کمک بگیرید. تمام وظایف را به تنهایی انجام ندهید. در این مسیر به همکاران خود اعتماد کنید. اجازه دهید آنها نیز از تجربیات شما استفاده کنند. مهربان و صبور باشید. به عنوان مدیران تالار وقت کافی برای مشتریان خود بگذارید. در روز برگزاری مراسم حضور داشته باشید. از دور و نزدیک شاهد روند کاری خود و همکارنتان باشید. موارد و دغدغه های پیش آمده در مجلس را یادداشت کنید. به این ترتیب می توانید ایرادات را در زمان مناسب حل کنید. امیدواریم این مقاله مورد توجه شما قرار گرفته باشید.